Conditions d’inscription

 
Inscription :
Pour une inscription individuelle : Elle peut se faire par téléphone et sera confirmée dès réception d’un acompte de 40% du montant du séjour.

Pour les groupes (CE, CAF, Mairies, Collectivités diverses…)
- Sélectionnez dans notre programme le ou les séjours que vous désirez proposer aux familles
- Demandez-nous d’étudier vos projets et de vous proposer des séjours spécifiques.
Nous fixons avec vous les dates butoir et garantissons les places, pendant toute la durée de votre campagne d’inscription. Nous vous demandons d’être le plus « prévisionnel » possible dans les prises d’options. Celles-ci doivent nous être confirmées par écrit en précisant la date de clôture des inscriptions.

Documents obligatoires pour l’inscription
Dès l’inscription ou la demande d’options, un dossier d’inscription complet est envoyé pour chaque enfant. Les documents ci-après sont à renvoyer à l’Agence dans les meilleurs délais :
- Le dossier d’inscription complet et signé (renseignements d’ordre sanitaire, règlement intérieur)..
- La photocopie du carnet de vaccination (les vaccins obligatoires doivent être à jour).
- Le certificat médical de non contre indication aux activités pratiquées pendant le séjour.
- Le certificat d’aptitude à la pratique des activités aquatiques et nautiques (pour les centres concernés).

Conditions de règlement
40% à l’inscription
30% 2 mois avant le départ
30%, soit le solde, 3 semaines avant le départ.

Une facture sera adressée à l'issue du séjour.

Conditions d’annulation
Du fait de l’Agence
L’agence peut être amenée à fermer ou à supprimer un séjour pour des raisons de force majeure et indépendantes de sa volonté. Le séjour peut également être annulé, au plus tard un mois avant la date de départ, par manque d’inscriptions nécessaires à sa réalisation. L’organisation du séjour est assurée pour un minimum de 30 ou 40 participants (selon le type de séjour). Dans tous les cas, l’Agence s’engage à satisfaire, dans d’autres lieux et dans des conditions similaires, les participants inscrits. Dans le cas contraire, les sommes versées seront intégralement remboursées.

Du fait du participant 
En cas d’annulation, les frais et modalités de dédit seront calculés comme suit :
- 40 € par personne si l’annulation intervient plus de 60 jours avant le départ (frais de dossier),
- 25 % du montant de 60 à 20 jours avant le départ,
- 50 % du montant de 20 à 6 jours avant le départ,
- 100 % du montant moins de 6 jours avant le départ.
Aucun remboursement ne sera effectué en cas d’interruption de séjour (accident, maladie, raison disciplinaire, etc.).

Nous proposons une assurance annulation de séjour, pour le montant correspondant à 4 % du coût du séjour. Elle couvre les frais d’annulation sur justificatif médical ou en cas de problèmes familiaux graves (ne seront alors retenus que les frais de dossier, soit 40 €, et le montant de l’assurance annulation).

Bons C.A.F. et Chèques vacances
L’Agence a reçu l’agrément de l’Agence Nationale des Chèques Vacances (A.N.C.V.) et accepte également les bons vacances délivrés par la C.A.F.

Assurances (AXA et AXA assistance)
Tous les participants bénéficient d’une assurance assistance qui garantit le rapatriement sanitaire; ainsi qu’une responsabilité civile qui couvre chaque membre en tant qu’auteur ou responsable d’un dommage aux tiers pour toute la durée du séjour. Certains risques ne sont pas garantis (vandalisme, destruction volontaire, vol…).

Responsabilité
L’agence agit en qualité de mandataire des clients auprès des transporteurs, hôteliers, aubergistes ; elle ne pourra être tenue pour responsable des retards, vols, accidents indépendants de sa volonté.

L’agence se réserve le droit, à tout moment (avant et pendant le séjour), si les circonstances l’exigent et dans l’intérêt des participants, de modifier les itinéraires ou l’exécution des programmes. En cas de modification, une prestation équivalente sera proposée ou, dans l’impossibilité de le faire, un remboursement financier de la prestation sera effectué.

L’agence se réserve le droit de refuser une inscription si le participant ne remplit pas les conditions exigées pour le séjour. Pour participer à un séjour se déroulant totalement ou partiellement à l’étranger, le jeune doit être en possession de certains papiers. L’Agencene pourra être tenue pour responsable si le jeune ne pouvait franchir la frontière, l’absence des papiers nécessaires n’est pas un motif d’annulation et n’entraîne pas un remboursement pour les familles.

Droit à l’image
L’Agence se réserve le droit d’utiliser des photos prises lors de ses séjours pour illustrer ses prochaines brochures et celles de ses partenaires (Comités d’Entreprise et Collectivités), son site internet ou tout autre document de présentation. Si vous ne souhaitez pas que votre enfant y figure, nous vous remercions de nous le confirmer par courrier dans un délai d’un mois après la fin du séjour.

Prix des séjours
Les prix indiqués s’entendent TCC. Ils ont été établis le mois de la parution de la brochure en cours (décembre pour l'hiver et juin pour l'été) et sont applicables dès sa diffusion. Ils sont donnés sous réserve d’erreur d’impression ou d’omission. Ils sont éventuellement susceptibles de modification en cas de forte variation des tarifs de nos prestataires ou, en ce qui concerne nos séjours à l’étranger, en cas de forte variation du cours des devises et, pour les séjours incluant un transport en avion, des surtaxes carburant. Les prix des séjours à l’étranger ont été déterminés en fonction des données économiques et du taux de change à la date du 1er octobre de l'année de parution de notre brochure. Les prestations non utilisées ne donnent pas lieu à un remboursement.

Décharge de responsabilité
Le séjour terminé, notre mission s’achève dès que les participants sont repris en charge par leurs responsables légaux. Nous déclinons toute responsabilité quant aux incidents qui pourraient survenir à posteriori.

Réclamations
Toute réclamation devra être adressée dans un délai d’un mois suivant la date de retour du séjour à Monsieur le Gérant d’AVP à PERONNE



 


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